Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

En adelante, "GD" o "la Empresa".

2. Objeto y marco legal

Esta política establece cómo GD recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime los datos personales que trata, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos. Se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), y tiene en cuenta, en lo que corresponda, la Ley 1266 de 2008 y la Ley 2300 de 2023.

3. En qué calidad tratamos sus datos

GD trata datos personales en dos calidades distintas, y es importante que usted sepa cuál aplica a su caso:

Como Responsable del tratamiento

Cuando GD decide sobre la finalidad y el uso de los datos: personas que nos escriben por el sitio web o el portal de atención, clientes empresariales y sus contactos, aspirantes a empleo, trabajadores y proveedores.

Como Encargado del tratamiento

Cuando una empresa nos contrata (por ejemplo, para gestión de cobranza, ventas o servicio al cliente) y nos entrega los datos de sus clientes. En ese caso, la empresa contratante es la Responsable del tratamiento: fue ella quien recolectó los datos y obtuvo la autorización. GD trata esa información únicamente por cuenta de esa empresa, según sus instrucciones y para la finalidad contratada.

Si GD le contactó por una obligación con una entidad, sus datos fueron entregados por esa entidad. Puede ejercer sus derechos ante la entidad o ante GD; si la solicitud corresponde a la entidad, GD se la trasladará e informará de ello, como se explica en la sección de consultas y reclamos.

4. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

5. Principios

GD aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo trata los datos necesarios para finalidades legítimas e informadas, con autorización del titular cuando la ley la exige, y protege su confidencialidad incluso después de terminada la relación con el titular.

6. Datos que tratamos y para qué

1. Personas contactadas en gestiones de cobranza (como Encargado)

Datos: identificación, datos de contacto entregados por la entidad acreedora e información de la obligación (referencia, etapa, pagos).

• Realizar la gestión de cobranza preventiva, administrativa, prejurídica o jurídica encomendada por la entidad.
• Contactar al titular por los canales autorizados, dentro de los horarios y con la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023.
• Negociar y registrar acuerdos y promesas de pago, y verificar los pagos reportados.
• Informar a la entidad acreedora sobre la gestión realizada.

GD no reporta información ante centrales de riesgo, no emite paz y salvos y no recibe pagos: esas actividades corresponden a la entidad acreedora.

2. Usuarios del portal de atención

Datos: tipo y número de documento, celular elegido para recibir el código de verificación, dirección IP, registro de consultas y, al reportar un pago, nombre, correo, celular, datos del pago y el comprobante.

• Verificar su identidad mediante un código enviado por SMS antes de mostrar información de su caso.
• Prevenir fraudes, accesos indebidos y uso automatizado del portal.
• Registrar qué números de contacto son efectivos para actualizar la información de contacto del caso.
• Recibir y verificar comprobantes de pago, enviar la confirmación con su número de radicado y hacer seguimiento.

3. Clientes empresariales y personas que solicitan información

Datos: nombre, empresa, cargo, teléfono, correo y la información que nos comparta en su solicitud.

• Atender su solicitud, preparar propuestas comerciales y celebrar y ejecutar contratos.
• Enviarle información sobre nuestros servicios, si así lo autoriza.

4. Aspirantes a empleo

Datos: los de su hoja de vida y del formulario de postulación (identificación, contacto, formación, experiencia y referencias).

• Evaluar su perfil, contactarle y adelantar procesos de selección actuales y futuros.
• Verificar referencias y la información suministrada.

Conservamos las hojas de vida hasta por [12] meses para futuras vacantes, salvo que usted pida antes su supresión.

5. Trabajadores y proveedores

Gestionar la relación laboral o contractual, cumplir obligaciones legales, laborales, tributarias y de seguridad social, y realizar pagos. Estos datos se rigen además por los documentos internos de cada relación.

6. Campañas a nombre de clientes (como Encargado)

En servicios de ventas, servicio al cliente y fidelización, GD contacta a personas incluidas en bases que entrega la empresa contratante, la cual garantiza contar con su autorización. El contacto se hace por cuenta de esa empresa y conforme a la Ley 2300 de 2023.

Grabación de llamadas

Las llamadas pueden ser grabadas y monitoreadas para verificar la calidad del servicio, como soporte de los acuerdos alcanzados y para atender reclamos. Se le informará al inicio de la llamada.

7. Autorización y canales de contacto

Cuando GD actúa como Responsable, solicita su autorización previa, expresa e informada por medios que permiten conservar prueba de ella, como las casillas de aceptación de los formularios del sitio, la aceptación verbal en llamadas grabadas o documentos firmados.

Autorización de canales: al marcar la casilla de aceptación en nuestros formularios, usted autoriza a GD a contactarle por los canales que usted mismo suministra (llamada, SMS, WhatsApp o correo electrónico) para atender esa solicitud y las finalidades descritas en esta política. Puede cambiar o limitar los canales por los que acepta ser contactado en cualquier momento, escribiendo a los canales de atención de la sección 11.

Todo contacto se realiza de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contacto los domingos ni festivos, salvo que usted solicite expresamente otro horario, conforme a la Ley 2300 de 2023.

La autorización no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el registro civil de las personas.

8. Datos sensibles y de menores de edad

GD no solicita datos sensibles a través de su sitio web ni de su portal. Si en alguna relación es necesario tratarlos (por ejemplo, información de salud de trabajadores para fines de seguridad y salud en el trabajo), se informará al titular que no está obligado a suministrarlos y se pedirá su autorización explícita.

GD no recolecta datos de niños, niñas o adolescentes en sus servicios. Si excepcionalmente fuera necesario, se hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

9. Derechos de los titulares

Como titular, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria según la ley.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante GD.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

La revocatoria de la autorización o la supresión de datos de contacto no extingue las obligaciones que el titular tenga con una entidad acreedora.

Pueden ejercer estos derechos el titular (acreditando su identidad), sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien se haya estipulado a favor de otro.

10. Deberes de GD

GD se compromete, entre otros, a garantizar al titular el ejercicio de sus derechos; conservar prueba de la autorización cuando actúa como Responsable; informar la finalidad del tratamiento; conservar la información con las medidas de seguridad necesarias; actualizar y rectificar la información; tramitar las consultas y reclamos en los términos legales; informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que afecten las bases de datos; y, cuando actúa como Encargado, tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Responsable.

11. Área responsable y canales de atención

El área de Protección de Datos Personales de GD atiende las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares por estos canales:

• Correo electrónico: info@gdasesorias.com (asunto: "Datos personales").
• WhatsApp: +57 300 912 2710.
• Correspondencia física: Calle 74 # 56-36, Oficina 502 (Edificio Inverfin), Barranquilla - Atlántico.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas

Para conocer la información que GD tiene sobre usted. Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese término, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, o cuando considere que se incumplió la ley. El reclamo debe incluir:

• Nombre y número de identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección o medio de respuesta.
• Los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo que lo complete. Si pasados dos (2) meses no presenta la información, se entenderá que desistió. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese término, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si GD no es competente para resolverlo (por ejemplo, porque los datos pertenecen a una entidad para la que GD actúa como Encargado), dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

13. Seguridad de la información

GD aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas: conexiones cifradas en su sitio web, verificación de identidad por código para consultar información, control de acceso a sus sistemas, registro de consultas, acuerdos de confidencialidad con trabajadores y proveedores, y almacenamiento de comprobantes fuera de las áreas públicas del servidor.

14. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, GD puede transmitir datos a proveedores que los tratan por su cuenta, como operadores de mensajería SMS, correo electrónico, telefonía, alojamiento web y verificación anti-bots. Algunos de estos proveedores pueden estar fuera de Colombia. En todos los casos se exige a los proveedores tratar los datos solo para la finalidad encomendada y con medidas de seguridad adecuadas.

GD no vende ni cede bases de datos personales. Solo transfiere datos cuando la ley lo permite o lo exige, o con autorización del titular.

15. Uso del sitio web

Nuestro sitio web utiliza Cloudflare Turnstile para comprobar que los formularios los envía una persona y no un programa automatizado, lo que implica el procesamiento de datos técnicos del navegador y de la dirección IP. También carga tipografías desde Google Fonts. El sitio no utiliza cookies de publicidad.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los deberes legales y contractuales aplicables. Cualquier cambio sustancial en esta política se publicará en este sitio web antes de su aplicación.

Versión 1.0 · Fecha de publicación: [DD] de [MES] de 2026.